Planversionen anlegen und verwalten

🧩 Planversionen anlegen und verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in der DATENBRÜCKE festlegen:

• welche Jahre geplant werden
• welche Mandanten dafür freigegeben sind
• welche Planversionen zur Verfügung stehen
• und welche Personen planen dürfen

Alle Einstellungen finden Sie im Bereich:

Planung → Einrichten & Verwalten

1. Überblick

Der Bereich „Planung einrichten & verwalten“ besteht aus vier zentralen Abschnitten:

1. Planjahr wählen & erstellen
2. Mandanten aktivieren
3. Planversionen aktivieren
4. Mitwirkende & Berechtigungen

Erst das Zusammenspiel dieser vier Bereiche sorgt für einen klar strukturierten und kontrollierten Planungsprozess.

2. Planjahr wählen & erstellen

Im linken Bereich sehen Sie die Liste der verfügbaren Planjahre, z. B.:

• 2027
• 2026
• 2024

Bedeutung der Symbole

• ✔ Häkchen → Jahr ist aktiv und kann geplant werden
• ⬜ Leeres Kästchen → Jahr existiert, ist aber nicht freigegeben

Mögliche Aktionen

• neue Planjahre anlegen
• bestehende Jahre aktivieren oder deaktivieren

➡️ Nur aktivierte Jahre stehen später in der Planwerterfassung zur Verfügung.

3. Mandanten aktivieren

Im nächsten Schritt legen Sie fest, welche Mandanten im ausgewählten Planjahr geplant werden dürfen.

Zu jedem Mandanten sehen Sie:

• ✔ Häkchen → Planung erlaubt
• ✖ Kreuz → Mandant gesperrt

Beispiel

• Tischlerbeispiel GmbH ✔
• Musterküchen GmbH COPY ✖
• Musterküchen GmbH ✔
• Pied Piper ⬜
• Musterholz GmbH ✔

➡️ Nur Mandanten mit aktivem Häkchen erscheinen später bei der Planwert-Erfassung.

4. Planversionen aktivieren

In diesem Abschnitt bestimmen Sie, welche Planversionen im ausgewählten Jahr verwendet werden können.

Typische Planversionen

• Standard Budget
• FC March
• Best Case June

Bedeutung der Symbole

• ✔ Häkchen → Version aktiv
• ✖ Kreuz → Version deaktiviert

Sie können beliebig viele Planversionen anlegen, z. B.:

• Budget
• Forecasts
• Szenarien (Best Case / Worst Case)

5. Mitwirkende & Berechtigungen

Auf der rechten Seite steuern Sie:

• wer überhaupt planen darf
• für welche Mandanten diese Person freigeschaltet ist

So legen Sie exakt fest, wer auf welche Mandanten und Planstände Zugriff hat.

A) Mitwirkende verwalten

Wählen Sie zunächst die Person aus, der Sie Berechtigungen zuweisen möchten.

Beispiel:

• Datenbrücke ✔

Nach der Auswahl erscheint im nächsten Abschnitt automatisch die Mandantenliste für diese Person.

B) Berechtigungen einstellen

Für den ausgewählten Mitwirkenden legen Sie pro Mandant fest:

• ✔ Häkchen → Person darf diesen Mandanten planen
• ✖ Kreuz → kein Zugriff

Beispiel

• Tischlerbeispiel GmbH ✔
• Musterküchen GmbH COPY ✖
• Musterküchen GmbH ✔
• Pied Piper ✖
• Musterholz GmbH ✔

Damit steuern Sie sehr granular:

• wer welchen Mandanten planen darf
• wer nur bestimmte Mandanten sieht
• wer ggf. ausschließlich auswerten darf

6. Wie alles zusammenhängt (Beispiel)

Ausgangssituation

Planjahr: 2026

Aktivierte Mandanten:

• Tischlerbeispiel GmbH
• Musterküchen GmbH
• Musterholz GmbH

Aktivierte Planversionen:

• Standard Budget
• FC March
• Best Case June

Mitwirkender „Datenbrücke“:

• darf Tischlerbeispiel GmbH planen
• darf Musterküchen GmbH planen
• darf Musterholz GmbH planen
• hat keinen Zugriff auf andere Mandanten

Ergebnis

➡️ In der Planwerterfassung erscheinen nur diese freigegebenen Kombinationen aus Jahr, Mandant, Version und Benutzer.

7. Best Practices

• Pro Jahr mindestens eine stabile Basisversion (z. B. Budget) anlegen
• Forecast-Versionen klar und eindeutig benennen (z. B. „FC März“, „FC Q3“)
• Mandanten nur aktivieren, wenn sie tatsächlich geplant werden
• Berechtigungen bewusst und sparsam vergeben
• Nach Änderungen immer kurz prüfen, ob die Sichtbarkeit korrekt ist
• Bei größeren Teams eher mit Varianten statt mit sehr vielen Versionen arbeiten

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