Brauche ich für Controlling mit DATEV ein zusätzliches System?

Nein. Die Grundlage liegt bereits in DATEV: Buchungen, BWA, Kostenstellen und Summen- und Saldenliste. Für laufendes Controlling helfen Aufbereitung und Vergleich (Soll-Ist, Vorjahr, Kennzahlen) – das lässt sich in Excel, Power BI oder einem DATEV-nahen Tool wie der Datenbrücke automatisieren.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenträger?

Die Kostenstelle (in DATEV KOST1) beantwortet „wo sind die Kosten entstanden?“ – etwa je Filiale oder Abteilung. Der Kostenträger (KOST2) beantwortet „wofür?“ – etwa je Projekt, Auftrag oder Produkt. Zusammen erlauben sie eine Auswertung nach Ort und Zweck.

Wie oft sollte man als Buchhalter Controlling-Zahlen ansehen?

Idealerweise monatlich mit dem BWA-Lauf – so werden Abweichungen früh sichtbar und lassen sich noch beeinflussen, statt erst im Jahresabschluss aufzufallen.

Controlling mit DATEV für Buchhalter: In 5 Schritten vom Buchen zum Steuern

Als Buchhalter sitzen Sie auf einem Schatz: Ihre DATEV-Daten enthalten fast alles, was man für Controlling braucht. Der Sprung vom reinen Buchen zum Steuern ist kein neues System – es ist die richtige Aufbereitung dessen, was ohnehin schon da ist. Hier sind fünf konkrete Schritte.

1. Die BWA als Ausgangspunkt nehmen

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist der schnellste Blick auf die Ertragslage – monatlich, verdichtet, unterjährig. Für Controlling reicht es aber nicht, sie nur zu erzeugen. Entscheidend ist, sie in Relation zu lesen: gegen den Vorjahresmonat, kumuliert übers Jahr und in Prozent der Gesamtleistung (Rohertragsmarge, Personalkostenquote). So werden Trends sichtbar, nicht nur Momentaufnahmen.

2. Soll-Ist statt nur Ist

Buchhaltung zeigt das Ist. Controlling entsteht, sobald ein Plan dagegensteht. Schon einfache Planwerte auf den wichtigsten BWA-Zeilen (Umsatz, Rohertrag, Personal) machen Abweichungen sichtbar – und nur Abweichungen führen zu Entscheidungen. Der monatliche Soll-Ist-Vergleich ist das Herzstück jedes Controllings und lässt sich direkt aus den DATEV-Zahlen aufbauen.

3. Kostenstellen nutzen, die längst gebucht werden

Viele Mandanten buchen bereits auf Kostenstellen (KOST1) – nutzen die Auswertung aber kaum. Dabei beantwortet die Kostenstelle die Frage „wo sind die Kosten entstanden?" (Filiale, Abteilung, Standort). Ergänzend ordnet der Kostenträger (KOST2) Kosten einem Projekt oder Auftrag zu – „wofür?". Wer diese Dimension auswertet, kann das Ergebnis nicht nur fürs Ganze, sondern je Verantwortungsbereich zeigen. Genau das macht Controlling steuerbar.

4. Von der Vergangenheit zur Vorausschau

Buchhaltung blickt zurück, Controlling nach vorn. Der nächste Schritt ist die Liquiditätsvorschau: aus offenen Posten und wiederkehrenden Zahlungen lässt sich abschätzen, wie sich die Liquidität in den kommenden Wochen entwickelt. So werden Engpässe sichtbar, bevor sie akut werden – ein enormer Mehrwert, den Sie als Buchhalter liefern können, weil Sie die Datenbasis kennen.

5. Wiederholbar und automatisch machen

Der häufigste Bremsklotz: Jeden Monat werden dieselben Auswertungen manuell aus DATEV exportiert und in Excel zusammengebaut. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Der Hebel ist Automatisierung – die Daten fließen strukturiert aus DATEV, die Auswertung aktualisiert sich, Sie interpretieren nur noch. Ob per Power Query in Excel, in Power BI oder in einem DATEV-nahen Tool: Wichtig ist, dass die Datenbeschaffung automatisch wird und Ihre Logik erhalten bleibt.

Was Sie sofort tun können

Die BWA konsequent gegen Vorjahr und Plan lesen, nicht nur als Ist.
Prüfen, ob bereits auf Kostenstellen gebucht wird – und diese Auswertung aktivieren.
Einen einfachen Soll-Ist auf drei Kennzahlen (Umsatz, Rohertrag, Personal) etablieren.
Die monatliche Aufbereitung so weit wie möglich automatisieren.

Controlling mit DATEV ist kein Großprojekt. Es ist die konsequente Nutzung dessen, was Sie täglich buchen – aufbereitet, verglichen und in die Zukunft verlängert.

Die Datenbrücke macht aus Ihren DATEV-Daten automatisch Dashboards, Kostenstellen-Auswertungen, Planung und eine Liquiditätsvorschau – ohne manuelle Exporte und ohne eigenes BI-Projekt. Mehr dazu unter Anwendungsfälle.