Excel mit der Datenbrücke-SQL-Datenbank verbinden

Mit Microsoft Excel greifen Sie jederzeit direkt auf Ihre Datenbrücke-Datenbank zu und rufen Tabellen oder Views ab. So erstellen Sie unter anderem Pivot-Auswertungen mit BWA-Struktur, bauen individuelle Reports, exportieren Plan- und Ist-Daten und aktualisieren Power-Query-Abfragen automatisch. Die Verbindung läuft über die standardisierte SQL-Schnittstelle von Microsoft.

Voraussetzungen

Damit Sie die Verbindung herstellen können, benötigen Sie:

• SQL-Server-Name (von der Datenbrücke bereitgestellt)
• Datenbank-Name
• Benutzername
• Passwort

Alle Zugangsdaten finden Sie in der Datenbrücke unter Datenbank → SQL-Zugangsdaten.

Variante 1: „Daten aus SQL Server"

Geeignet, um schnell Tabellen oder Views abzurufen:

1. Excel öffnen
2. Menü Daten → Daten abrufen
3. Aus SQL Server-Datenbank wählen
4. Servername und Datenbankname eingeben
5. Authentifizierung: SQL-Server-Authentifizierung
6. Benutzername und Passwort eingeben
7. Gewünschte Tabelle oder View auswählen

Anschließend arbeiten Sie direkt mit den Daten oder erstellen Pivot-Auswertungen.

Variante 2: Power Query (empfohlen)

Power Query bietet erweiterte Möglichkeiten sowie eine automatische Aktualisierung der Daten:

1. Excel öffnen
2. Menü Daten → Daten abrufen → Aus SQL Server-Datenbank
3. Zugangsdaten eingeben
4. Tabelle oder View auswählen
5. Optional Transformieren, um Spalten zu bearbeiten, Filter zu setzen oder Tabellen zu kombinieren
6. Schließen & Laden

Die Daten werden anschließend als Excel-Tabelle oder Verbindung gespeichert.

Automatische Aktualisierung

So halten Sie Ihre Daten aktuell:

• Rechtsklick auf die Tabelle → Aktualisieren
• oder Eigenschaften → Beim Öffnen aktualisieren
• alternativ eine Aktualisierung in festen Zeitintervallen konfigurieren

Damit bleibt Excel jederzeit synchron mit der Datenbrücke.

Verfügbare Tabellen und Views

Über Excel stehen alle relevanten Datenstrukturen der Datenbrücke bereit, unter anderem Buchungen (account_postings), Debitoren und Kreditoren, offene Posten, Konten und Dimensionen, Kostenstellen und Mandanten, BWA-Hierarchie, Planwerte (v_plan_entries), Liquiditätsdaten und Mapping-Tabellen. Alle Tabellen und Views sind grundsätzlich read-only.

Typische Anwendungsfälle

• Pivot-Auswertungen
• BWA-Analysen
• Forecast- und Budgetberichte
• Liquiditätsübersichten
• Ad-hoc-Abfragen
• Weiterverarbeitung in externen Tools