DatenbrückeGemeinkosten verteilen: Verteilschlüssel, Umlage & innerbetriebliche Leistungsverrechnung
Die vier Wege, Kosten in DATEV auf Kostenstellen zu verteilen – Verteilschlüssel, Kontenverteilung, Umlage und innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL) – verständlich erklärt.
Gemeinkosten – Miete, Verwaltung, IT – lassen sich nicht direkt einem Produkt zuordnen. Damit sie trotzdem verursachungsgerecht auf den Kostenstellen landen, gibt es in DATEV vier Werkzeuge. Dieser Beitrag erklärt, welches wann passt.
Warum überhaupt verteilen?
In der Kosten- und Leistungsrechnung gilt: Einzelkosten sind direkt zurechenbar, Gemeinkosten nicht. Letztere müssen erst auf die Kostenstellen verteilt werden – sonst bleibt die Kostenstellenauswertung unvollständig. Für diese Verteilung stehen vier Wege bereit.
Die vier Verteilungswege
| Werkzeug | Zweck | Kurz gesagt |
|---|---|---|
| Verteilschlüssel | Eine Buchung auf mehrere Kostenstellen aufteilen | Aufteilung schon beim Buchen |
| Kontenverteilung | Ein Konto fest Kostenstelle(n) zuweisen | ohne KOST-Eingabe im Buchungssatz |
| Umlage | Werte einer Kostenstelle auf andere verteilen | nach Schlüssel/Anteilen |
| Innerbetriebl. Leistungsverrechnung (IBL) | Werte einer Kostenstelle auf eine andere umbuchen | nach tatsächlicher Leistung / Kostensatz |
1. Verteilschlüssel
Ein Verteilschlüssel teilt eine Buchung bereits bei der Erfassung auf – etwa 60 % Fertigung, 40 % Vertrieb. Ideal, wenn eine einzelne Buchung mehrere Bereiche betrifft.
2. Kontenverteilung
Bei der Kontenverteilung hinterlegen Sie am Konto selbst, auf welche Kostenstelle(n) seine Buchungen laufen sollen – fix (feste Anteile) oder variabel (nach veränderlichen Größen). So sparen Sie sich die KOST-Eingabe im Buchungssatz ganz.
3. Umlage
Die Umlage verteilt die gesammelten Kosten einer Kostenstelle nach einem Schlüssel auf andere – typischerweise Hilfskostenstellen (Gebäude, IT) auf Hauptkostenstellen (Fertigung, Vertrieb). Auch hier gibt es feste und variable Anteile; die schrittweise Umlage heißt Stufenleiterverfahren.
4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung (IBL)
Die IBL bucht konkret erbrachte interne Leistungen um – zum Beispiel Stunden einer internen Werkstatt, bewertet mit einem hinterlegten Kostensatz. Sie ist genauer als die Umlage, weil sie die tatsächliche Leistung abbildet statt nur einen Schlüssel.
Merkhilfe: Verteilschlüssel und Kontenverteilung wirken beim Buchen, Umlage und IBL danach – zwischen Kostenstellen. Umlage denkt in Schlüsseln, IBL in Leistungen.
In DATEV
Alle vier Wege werden in der DATEV-Kostenrechnung über die Zeilenstruktur und die Kostenstellen-Stammdaten eingerichtet; Grundlage sind Buchungen mit Kostenstelle/Kostenträger (den KOST-Feldern). Das Ergebnis ist der Betriebsabrechnungsbogen (BAB). Die offizielle Anleitung stellt DATEV im Ratgeber zu Kostenstellen und BAB bereit.
Und in der Praxis?
Sind die Verteilungen in DATEV eingerichtet, geht es beim Steuern um die Aufbereitung: Die Datenbrücke liest die fertige Kostenrechnung direkt aus DATEV, zeigt Kostenstellen und Soll-Ist automatisch – bis zur Einzelbuchung nachvollziehbar.
Häufige Fragen
＋ Was ist ein Verteilschlüssel?
Ein Verteilschlüssel teilt eine Buchung schon bei der Erfassung auf mehrere Kostenstellen auf – zum Beispiel 60 % auf die Fertigung und 40 % auf den Vertrieb. So landen Gemeinkosten verursachungsgerecht auf den Kostenstellen, ohne dass man jede Aufteilung manuell buchen muss.
＋ Was ist der Unterschied zwischen Umlage und innerbetrieblicher Leistungsverrechnung (IBL)?
Beide verschieben Kosten zwischen Kostenstellen, aber mit unterschiedlicher Logik: Die Umlage verteilt die Kosten einer Kostenstelle nach einem Schlüssel oder Anteilen auf andere Kostenstellen. Die IBL bucht konkret erbrachte interne Leistungen um – meist über hinterlegte Kostensätze (z. B. Stunden × Satz). Umlage denkt in Schlüsseln, IBL in tatsächlichen Leistungen.
＋ Was ist eine Kontenverteilung?
Bei der Kontenverteilung weisen Sie einem Konto fest eine oder mehrere Kostenstellen zu. Buchungen auf dieses Konto werden dann automatisch verteilt – Sie müssen die Kostenstelle nicht mehr im Buchungssatz erfassen.
＋ Was ist das Stufenleiterverfahren?
Ein Verfahren der Umlage: Die Kosten der Hilfskostenstellen werden schrittweise („stufenweise“) auf die nachgelagerten Kostenstellen umgelegt. Es ist einfacher als das mathematisch exakte Gleichungsverfahren und in der Praxis weit verbreitet.