DatenbrückeKostenstellenauswertung mit DATEV: Grundlagen, BAB und Praxis
Was Kostenstellen sind, wie sich Kostenstelle und Kostenträger unterscheiden, was ein Betriebsabrechnungsbogen (BAB) leistet und wie man Kostenstellen aus DATEV auswertet.
Wer wissen will, wo im Unternehmen die Kosten wirklich entstehen, kommt an der Kostenstellenrechnung nicht vorbei. Dieser Beitrag erklärt die Grundbegriffe, das Zusammenspiel mit dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB) und wie eine Kostenstellenauswertung aus DATEV entsteht.
Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) beantwortet drei Fragen in einer festen Reihenfolge:
- Kostenartenrechnung – welche Kosten? Material, Personal, Abschreibungen, sonstige Kosten. Sie ist die Gliederung nach Art der Kosten (eng verwandt mit den Aufwandskonten der Buchhaltung).
- Kostenstellenrechnung – wo? Die Kosten werden den Bereichen zugeordnet, in denen sie entstehen: Abteilungen, Standorte, Maschinen.
- Kostenträgerrechnung – wofür? Die Kosten werden dem Produkt, Auftrag oder der Leistung zugerechnet, die sie verursacht.
Die Kostenstelle steht also in der Mitte: Sie verbindet die Frage „welche Kosten" mit der Frage „wofür".
Einzel- und Gemeinkosten
Nicht jede Kostenart lässt sich direkt zuordnen:
- Einzelkosten lassen sich einem Kostenträger direkt zurechnen (z. B. das Material eines konkreten Produkts).
- Gemeinkosten fallen für mehrere Bereiche gemeinsam an (z. B. Miete, Verwaltung) und müssen erst über die Kostenstellen verteilt werden.
Genau hier setzt der Betriebsabrechnungsbogen an.
Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Der BAB ist eine Tabelle, die Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt und anschließend die Hilfskostenstellen (z. B. Gebäude, IT) auf die Hauptkostenstellen (z. B. Fertigung, Vertrieb) umlegt. Das Ergebnis sind belastbare Kostensätze je Kostenstelle – die Grundlage für Kalkulation und Steuerung. Ausführlich erklärt: Betriebsabrechnungsbogen (BAB) einfach erklärt.
Vereinfacht in drei Schritten:
- Gemeinkosten den Kostenstellen zuordnen (nach Verteilungsschlüssel).
- Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen umlegen.
- Kalkulations- bzw. Zuschlagssätze je Hauptkostenstelle ableiten.
Von der Buchung zur Kostenstellenauswertung
Damit eine Auswertung entstehen kann, müssen Buchungen mit einer Kostenstelle (und ggf. einem Kostenträger) versehen sein. Aus diesen Angaben lassen sich anschließend erstellen:
- Kostenstellenberichte – Kosten je Bereich über die Zeit,
- Soll-Ist-Vergleiche – geplante gegen tatsächliche Kosten je Kostenstelle,
- mandantenübergreifende Sichten – wenn mehrere Gesellschaften zusammengefasst werden (Summenkonsolidierung).
Der häufigste Stolperstein: fehlende oder uneinheitliche Kostenstellen in den Buchungen. Was nicht zugeordnet ist, taucht in der Auswertung nicht sauber auf. Ein Abgleich gegen die Summen- und Saldenliste und eine klare Kostenstellensystematik beugen dem vor.
Und in der Praxis?
Sind die Kostenstellen sauber gepflegt, ist die Auswertung vor allem eine Frage der Aufbereitung. Die Datenbrücke liest die Kostenrechnung direkt aus DATEV, bildet Kostenstellen und Soll-Ist automatisch ab und macht sie bis zur Einzelbuchung nachvollziehbar – ohne manuelles Sortieren.
Mehr zur Kostenstellenauswertung →
Weiterführend
Vertiefende Grundlagen zur Kosten- und Leistungsrechnung und zum Arbeiten mit Kostenstellen und BAB stellt DATEV in seinen Ratgebern bereit:
Häufige Fragen
＋ Was ist eine Kostenstelle?
Eine Kostenstelle ist ein abgegrenzter Bereich eines Unternehmens, dem Kosten verursachungsgerecht zugeordnet werden – zum Beispiel eine Abteilung, ein Standort oder eine Maschine. Sie beantwortet die Frage: Wo sind die Kosten entstanden?
＋ Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelle und Kostenträger?
Die Kostenstelle sagt, wo Kosten entstehen (z. B. Fertigung, Vertrieb). Der Kostenträger sagt, wofür sie entstehen – also welches Produkt, welcher Auftrag oder welche Leistung die Kosten trägt. Beide gehören zur Kosten- und Leistungsrechnung.
＋ Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen (BAB)?
Der BAB ist eine tabellarische Übersicht, die die Gemeinkosten auf die Kostenstellen verteilt und Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen umlegt. Er ist das klassische Werkzeug, um von Kostenarten zu Kostenstellen und schließlich zu Kalkulationssätzen zu kommen.
＋ Wie werte ich Kostenstellen in DATEV aus?
Voraussetzung ist, dass Buchungen mit Kostenstellen versehen sind. Auf dieser Basis lassen sich Kostenstellenberichte und Soll-Ist-Vergleiche erstellen. Werkzeuge, die direkt auf die DATEV-Daten zugreifen, bereiten die Kostenstellen automatisch auf – bis zur einzelnen Buchung nachvollziehbar.