DatenbrückeDATEV Kostenrechnung: Was ist das und was bringt sie?
DATEV Kostenrechnung classic ist das Zusatzmodul für die Kosten- und Leistungsrechnung im DATEV-Rechnungswesen. Was es leistet, wann es sich lohnt und was Sie dafür brauchen.
Wer mit DATEV bucht, hat meist schon Kostenstellen im Buchungssatz. Was dann fehlt, ist der nächste Schritt: Kosten verteilen, umlegen, planen und je Bereich auswerten. Genau dafür gibt es bei DATEV das Zusatzmodul Kostenrechnung classic. Dieser Beitrag erklärt, was es ist, was es bringt und wann es sich lohnt.
Was ist DATEV Kostenrechnung classic?
DATEV Kostenrechnung classic ist ein Zusatzmodul, das sich in ein DATEV-Rechnungswesen-Programm einfügt und dort die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) abbildet. Als Grundprogramm nennt DATEV in der Leistungsbeschreibung DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen.
Die Grundlage sind Buchungen mit Kostenstelle bzw. Kostenträger, die Sie beim Buchen in den KOST-Feldern erfassen. Im Modul legen Sie fest, welche Konten für die Kostenrechnung relevant sind. Bei der Berechnung des BAB werden alle Buchungen zu diesen Konten gelesen. Die Grundlagen der KLR finden Sie unter Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger.
Was kann das Modul?
In eigenen Worten die wichtigsten Bausteine:
- Fertige Systemlösungen für den BAB: nach dem BWA-Schema, als Deckungsbeitragsrechnung, als Zuschlagskalkulation und für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Dazu kommen Branchenlösungen, unter anderem für Vereine, Stiftungen und gGmbHs, soziale Einrichtungen, Wohnungsunternehmen sowie Bau und Handwerk.
- Stammdaten für Stellen und Strukturen: Kostenstellen und -träger mit bis zu neun Eigenschaften und Konsolidierungen, die Ergebnisse mehrerer Stellen zu Gruppen zusammenfassen.
- Verteilen und Umlegen: Kontenverteilungen und Umlagen auf Stellen, nach festen oder variablen Anteilen, mit Verteilschlüsseln.
- Bewegungsdaten für die Kostenrechnung: eigene Kostenstapel, innerbetriebliche Leistungen (IBL) sowie Plan- und Vorjahreswerte.
- Auswertungen: der Betriebsabrechnungsbogen, auch mit Plan- und Vorjahresvergleich, Chefübersichten, Zeitreihen, Kontensalden, Kostenarten- und Kostenstellensalden sowie Kostennachweise.
Wie ein BAB aufgebaut ist, erklärt Betriebsabrechnungsbogen (BAB) einfach erklärt. Wie Gemeinkosten sinnvoll verteilt werden, steht unter Gemeinkosten verteilen.
Was bringt sie?
- Gemeinkosten nach Verursachung statt pauschal. Miete, Verwaltung oder IT lassen sich über Verteilschlüssel und Umlagen auf die Bereiche bringen, die sie verursachen.
- Plan und Ist je Stelle. Planwerte und Vorjahreswerte stehen neben den Ist-Zahlen, je Kostenstelle oder je Konto.
- Ein Ergebnis, das zur BWA passt. Die Systemlösung nach dem BWA-Schema ist so angelegt, dass sich die finanzwirtschaftlichen Ergebnisse mit denen der Kostenrechnung vergleichen lassen.
- Kalkulation und Steuerung. Zuschlagskalkulation und Deckungsbeitragsrechnung erlauben Nachkalkulationen und zeigen, wie sich Entscheidungen auf das Gesamtunternehmen auswirken.
Wer Kostenstellen bucht, aber nichts verteilt, nichts umlegt und nichts je Stelle plant, nutzt nur einen Teil dessen, was seine Buchungen hergeben.
Wann lohnt sie sich, und wann nicht?
Sie lohnt sich, wenn
- Gemeinkosten ins Gewicht fallen und auf mehrere Bereiche, Standorte oder Projekte verteilt werden sollen,
- Sie je Stelle planen und gegen Plan oder Vorjahr vergleichen wollen,
- eine Gliederung nach Bereichen verlangt ist (siehe das Beispiel unten).
Sie lohnt sich weniger, wenn es nur wenige Kostenstellen gibt und nichts verteilt werden muss. Dann reicht oft die Kostenstellenauswertung aus den gebuchten Kostenstellen.
Der Aufwand liegt in der Einrichtung: relevante Konten festlegen, die Zeilenstruktur anpassen, Verteilschlüssel pflegen. Wichtig ist auch saubere Kontierung beim Buchen. Das Modul kann dafür festlegen, welche Konten mit welchen Stellen bebucht werden dürfen. Das Modul wird nach der aktuellen DATEV-Preisliste berechnet.
Beispiel: Vereine, Verbände und gemeinnützige Gesellschaften
Steuerbegünstigte Körperschaften müssen laut DATEV ihre Buchführung nach Sphären gliedern. Im DATEV-Branchenpaket für Vereine, Stiftungen und gGmbHs (SKR42) geschieht das über Kostenstellen: für den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Schwieriger wird es bei gemeinsamen Kosten, etwa Miete oder Verwaltung, die mehrere Sphären betreffen. Konten auf mehrere Sphären aufzuteilen, geht laut DATEV nur mit Kostenrechnung classic zusammen mit diesem Branchenpaket. Für Verbände mit mehreren Bereichen und Projekten ist das Modul deshalb oft der Weg, Kosten sauber zuzuordnen.
Die steuerliche Zuordnung selbst gehört zum Steuerberater. Mehr zur Steuerung in diesem Umfeld: Controlling in sozialen Einrichtungen und Pflege.
Was zeigt die Datenbrücke davon?
Die Datenbrücke liest die Kostenrechnung direkt aus DATEV: die Kostenstellen und die Buchungen mit Kostenstelle. Sie bildet Kostenstellen und Soll-Ist automatisch ab und macht jede Zahl bis zur Einzelbuchung nachvollziehbar.
Was das Modul selbst berechnet, bleibt in DATEV: Umlagen, innerbetriebliche Leistungsverrechnung, Planwerte der Kostenrechnung und der fertige BAB. Diese Ergebnisse stellt die DATEV-Schnittstelle nicht bereit, deshalb zeigt die Datenbrücke sie nicht. Sie ergänzt die Kostenrechnung um eine Auswertung der Kostenstellen aus der Buchhaltung, sie ersetzt sie nicht.
Mehr zur Kostenstellenauswertung →
Weiterführend
Vertiefende Grundlagen stellt DATEV in seinen Ratgebern bereit:
Häufige Fragen
＋ Was ist DATEV Kostenrechnung classic?
DATEV Kostenrechnung classic ist ein Zusatzmodul zum DATEV-Rechnungswesen für die Kosten- und Leistungsrechnung. Es nutzt Buchungen mit Kostenstelle und Kostenträger, verteilt Gemeinkosten, rechnet Umlagen und erzeugt daraus Auswertungen wie den Betriebsabrechnungsbogen (BAB), Chefübersichten und Zeitreihen.
＋ Welche DATEV-Programme brauche ich dafür?
Die Kostenrechnung classic läuft als Zusatzmodul in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm, laut DATEV-Leistungsbeschreibung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder in DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Die Berechnung richtet sich nach der aktuellen DATEV-Preisliste.
＋ Was ist der Unterschied zwischen Kostenstellen in der Buchhaltung und der Kostenrechnung classic?
Kostenstellen erfassen Sie schon beim Buchen in den KOST-Feldern. Die Kostenrechnung classic geht einen Schritt weiter: Sie verteilt Konten und Kosten auf Stellen, legt Kosten per Umlage um, berücksichtigt innerbetriebliche Leistungen und Planwerte und berechnet daraus den BAB.
＋ Brauche ich die Kostenrechnung classic für einen BAB?
Den Betriebsabrechnungsbogen aus DATEV auszugeben, setzt laut DATEV-Hilfe das Zusatzmodul Kostenrechnung classic voraus. Wie ein BAB grundsätzlich funktioniert, lässt sich unabhängig vom Programm erklären.
＋ Für wen lohnt sich die Kostenrechnung classic?
Sie lohnt sich, wenn Gemeinkosten eine Rolle spielen und auf mehrere Bereiche, Standorte oder Projekte verteilt werden sollen, wenn je Stelle geplant und verglichen wird oder wenn eine Gliederung nach Bereichen verlangt ist, etwa bei Vereinen, Verbänden und gemeinnützigen Gesellschaften. Bei wenigen Kostenstellen ohne Verteilung reicht oft die Kostenstellenauswertung aus der Buchhaltung.
＋ Zeigt die Datenbrücke die Kostenrechnung classic?
Die Datenbrücke liest die Kostenrechnung direkt aus DATEV: Kostenstellen und Buchungen mit Kostenstelle, mit Soll-Ist-Vergleich bis zur Einzelbuchung. Was das Modul selbst berechnet, also Umlagen, innerbetriebliche Leistungsverrechnung, Planwerte der Kostenrechnung und den fertigen BAB, stellt die DATEV-Schnittstelle nicht bereit. Diese Ergebnisse bleiben in DATEV.